+420 519 430 272

U nás jsou lidé vždy na prvním místě
Oldřich Elektromechanik

Jak často u vás ve firmě najdete chybu v tabulce?

Jak často u vás ve firmě najdete chybu v tabulce?
 

2015/04: Pryč s metodami!

Maarten van Leeuwen

Nedávno jsem vypracoval jednu příručku a rozeslal ji několika kolegům k připomínkám a opravám. Jedním z témat tohoto návodu bylo vysvětlení, jak vypočítáme hrubou marži. Hrubá marže samozřejmě znamená výnosy mínus přímé náklady. Následující vysvětlení vyvolalo námitky:

Tržby
-/- přímé náklady
= hrubá marže

Jeden mladý kolega, který ještě studuje na univerzitě, nikdy neviděl znaménko -/-. "Co to je?" Vysvětlil jsem mu, že to znamená minus, a takto se píše, aby nemohlo dojít k nejasnostem. A opravdu, znaménko – by se dalo vyložit i jako odrážka. Obdobně jsem mu vysvětlil, že znak pro dělení se nepíše jako : , nýbrž jako ÷.

"Aha, už vím, co myslíte" oznámil kolega. "To se už nepoužívá. Stejně jako nula, která se psávala jako Ø a ne jako 0. Je to staromódní."

Staromódní to vskutku je. Ale je něco ze své podstaty špatné jenom proto, že je to staré? Pokud jste náhodou nizozemský občan jako já a máte nejnovější cestovní pas, podívejte se na jeho číslo. V mém případě, a s oním mladým kolegou jsme si to důkladně ověřili, nelze říci, o jaké číslo se jedná. Je alfanumerické a některá písmena jsou velká, jiná malá. Číslice jsou někdy velké, někdy malé. Takže co představuje znak o? Je to Ø nebo O? V tomto případě jde o triviální věc a pro mě je úsměvné, že nizozemská vláda si trochu ztížila svou roli velkého bratra, který mě sleduje. (V tom zatraceném pasu je nejspíš nějaký čip, ale to bych odbíhal od tématu.)

Uvědomil jsem si, že univerzity se už vážně nezabývají otázkami metodologie, naukou o měření a vědou o vědě. Často se setkávám s prezentacemi v Excelu, které míchají čísla s různým počtem desetinných míst. Jen málo lidí si zřejmě uvědomuje, že 100 a 100,00 není totéž. Stejně tak si neuvědomují, že člověk nemůže a neměl by sčítat 100 + 100,00, a že zlomky by měl člověk nejprve převést na společného jmenovatele. Je to poněkud překvapující, protože se to učí na základní škole (nebo tomu tak alespoň bývalo!).

Proč na tom záleží? Excel sčítá taková čísla bez problémů.

Záleží na tom z mnoha důvodů. Jedním z nich je, že nedbalá práce vede ke špatným výsledkům. Sloupec s různým počtem desetinných míst se obtížně kontroluje na první pohled:

Vím, výsledek je (záměrně) špatně, což je v pravém sloupci bezprostředně vidět, ale ve verzi vlevo je prakticky nemožné to bez kalkulačky zjistit.

Excel ale takovou chybu neudělá, nebo ano? Opravdu neudělá. To vaši zaměstnanci budou dělat takové chyby S Excelem, například tím, že budou vytvářet nedbalé tabulky a kombinovat matematické operace tam, kde by neměli. Věřím, že pokud by mi někdo dal šálek kávy za každou chybu v listu aplikace Excel v NAŠÍ organizaci, už nikdy bych si nemusel kávu kupovat sám. A pokud si myslíte, že naše organizace je výjimka, zatímco ta vaše není, udělejte namátkovou kontrolu, a pravděpodobně budete muset své mínění přehodnotit.

Takové chyby, pokud proniknou do věcí, jako jsou nabídky pro zákazníky – což se bohužel stává – mohou být nákladné.

Dalším příkladem, proč na prezentaci čísel záleží, je lidská psychologie. Ve firmě American Express jsem měl mimo jiné za úkol – poté, co se dokončil rozpočet - zaokrouhlovat všechna čísla tak, aby končila minimálně třemi (pokud možno) nebo dvěma nulami. Proč? Protože každý, kdo se podívá na sloupec čísel, která všechna končí dvěma nebo třemi nulami ihned rozpozná, že tato čísla nejsou skutečná, ale jedná se o plán nebo rozpočet. Tím se mozkům stovek manažerů a ředitelů o něco málo usnadní práce, což jim umožní soustředit se na vlastní úkol: analýzu čísel, aniž by museli přemýšlet, na co se to vlastně dívají.

Když pro zákazníka vytvoříme BUDGETOVOU nabídku, zakončíme číslo třemi nebo čtyřmi nulami. Díky tomu jasně naznačujeme (alespoň doufáme), že se jedná o rozpočet a nikoliv o přesnou nabídku. Pokud půjdete do autosalonu a obchodník vám řekne, že konkrétní model bude stát "kolem 50.000" nebudete překvapen, když konečná nabídka bude řekněme 54.355,67. V případě, že by vám obchodník řekl, že vůz bude stát "kolem 51.567,88", nejsem si jistý, zda by vaše reakce byla stejná.

Asi spíš řeknete "odtud je to do města XYZ autem tři hodiny", než že "cesta odtud do města XYZ bude trvat 2 hodiny, 56 minut a 33,22 sekundy". V supermarketu ale budete muset zaplatit 122,34, pokud to bude stát na účtu – zaplacení 120 vám neprojde. Když se vás ale partner následně zeptá, kolik jste utratili, pravděpodobně odpovíte "kolem 120".

Takže ano, na metodách záleží a ne, nemůžeme se jich zbavit. Nepoužívání metod může být a bude nákladné, a to i ve vaší organizaci. Bohužel to vypadá, že univerzitám na těchto tématech už nezáleží. Je to nejspíš proto, že vypadají nudně. V důsledku toho ale musíme naše zaměstnance v těchto záležitostech školit sami.

Maarten van Leeuwen
Group Managing Director

Chcete-li reagovat na tento článek, pošlete nám e-mail na adresu club@alvey.be.

 

zpět

Jak často u vás ve firmě najdete chybu v tabulce?

Jak často u vás ve firmě najdete chybu v tabulce?
 

Certifikace

Kontakt

  • Ústředna +420 519 430 272
    Obchod +420 725 387 729
    Servis +420 519 430 068